Jede Projektgruppe hat besondere Herausforderungen zu meistern, da es sich um eine zeitlich begrenzte Zusammenarbeit handelt:

• Nur kurze Zeit für gegenseitiges kennenlernen
• Unterschiedliche Auffassungen der Mitglieder
• Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten

Daher finden in Projekten in kurzen Abständen Besprechungen von Angesicht zu Angesicht im Team statt; der Informationsaustausch wirdim Fluss gehalten und Unklarheiten können frühzeitig erkannt werden.
Virtuelle Teams mit geografisch getrennten Gruppenmitgliedern dagegen haben nur in beschränktem Umfang die Möglichkeit, den direkten persönlichen Austausch zu pflegen. Unter Umständen sind sich die Beteiligten noch nie im wirklichen Leben begegnet. Gerade der Prozess der Teambildung stellt die Projektleitung vor große Herausforderungen, damit sich in der Gruppe die erforderliche Vertrauensbasis herausbildet.

Experten beobachten, dass in virtuellen Teams diese wichtigen Teambildungs-Phasen häufig vernachlässigt werden. Der lose Kontakt bewirkt bei den Beteiligten, diesen Prozess zu verkürzen oder gar zu ignorieren. Damit das virtuelle Team jedoch eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeitet leisten kann, sind Maßnahmen zur Gruppenbildung unerlässlich. So lernen sich die Teilnehmer kennen, tauschen Erwartungen aus und vereinbaren gemeinsame Ziele sowie das damit verbundene Vorgehen.

Die Zusammenarbeit und den Kommunikationsbedarf der Teams unterstützt eine Vielzahl an technischen Infrastrukturen. Für komplexe Aussprachen und Problemlösungen werden Telefonate oder Telefonkonferenzen genutzt. Das Team benötigt einen gemeinsamen Kalender, eine stets aktuelle Terminplanung und den Zugriff auf die das Projekt dokumentierenden und begleitenden Dokumente.

Email ist in Projekten neben dem Telefon ein wichtiges Medium für den Informationsaustausch. Mehr oder weniger vor fremdem Zugriff geschützt werden Projektpläne, Protokolle oder Detailinformationen via Email verteilt. Für die Mitglieder bedeutet dies wiederum, dass sie parallel die Projektunterlagen und den Terminkalender bereithalten müssen. Entsprechend treten Probleme im Projektalltag auf:

• Unklarheiten über den aktuellen Stand der Terminplanung/ von Dokumenten
• Verzögerungen ergeben sich durch Terminunstimmigkeiten
• Veraltete Informationen werden für die Projektarbeit genutzt
• Dokumente und Projektdetails werden mit hohem Aufwand gesucht
• Ansprechpartner werden bei Mail-Aussendungen vergessen.

Für die Projektleitung stellt es einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand dar, diesen Problemen wirksam zu begegnen. Sie muss gut organisiert und kommunikationsfreudig sicherstellen, dass jeder im Team auf dem gleichen Stand ist. Einfacher wird dies mit der Unterstützung durch eine Web basierte Collaboration-Anwendung wie Liveteam.

Hier wird an zentraler Stelle in einem Projektbereich von der Projektleitung ein stets aktueller Projektstand geführt, der als zuverlässige Referenz verfügbar ist. Neben dem effektiveren Datenaustausch zwischen den einzelnen Beteiligten wird auf diese Weise eine höhere Transparenz erzielt.
Zur Nutzung benötigen die Teammitglieder lediglich einen Browser und einen Internet-Anschluss.